Новости

Секретарь, или Секретное оружие руководителя

Секретарь в зеркале требований руководителя

 

 

http://ru.fotolia.com/

Начнем с того, что давно прошли те времена, когда от секретаря требовалось лишь умение варить вкусный кофе да быстро печатать на машинке (в наши дни — на компьютере). Современные специалисты (секретарь на ресепшен, секретарь-референт, помощник руководителяи т.д.) отвечают за куда более солидный круг поручений, а работодатели предпочитают видеть на этих позициях опытных кандидатов с высшим или неоконченным высшим образованием, прошедших обучение тонкостям секретарского ремесла на специализированных курсах.

 

 

Впрочем, соискатели без опыта тоже не останутся без работы — им будет предоставлена возможность пройти обучение в самой компании.

 

 

В числе требований, предъявляемых работодателями к претенденту на позицию секретаря, также

 

• приятная внешность (недаром говорят, что секретарь — лицо компании!);

 

• владение нормами делового этикета;

 

• грамотность и высокая скорость набора текста;

 

• навыки работы с оргтехникой;

 

• знание офисных компьютерных программ;

 

• владение основами делопроизводства и архивоведения.

 

 

Естественно, спрос на те или иные умения и навыки секретаря зависит от того, на какую позицию и в какой компании соискатель претендует. К примеру, если речь идет о вакансии личного помощника руководителя крупной компании, имеющей зарубежных партнеров, то в числе требований к претенденту — владение иностранным языком.

 

 

Что же касается личных качеств хорошего секретаря, то это:

 

• дисциплинированность;

 

	http://ru.fotolia.com/

• ответственность;

 

• коммуникабельность и доброжелательность;

 

• стрессоустойчивость;

 

• умение усмирить природное любопытство;

 

• отличная память и внимание к деталям;

 

• умение быстро реагировать на ситуацию, расставлять приоритеты

 

• и, конечно, лояльность к своему руководителю и к компании.

 

 

День хлопот, или Круг обязанностей секретаря

 

 

Говоря о секретарском функционале, стоит заметить, что он, опять же, зависит от должности, на которую претендует соискатель и от уровня компании-работодателя. В целом же, среди обязанностей секретаря:

 

• ответы на телефонные звонки;

 

• прием посетителей;

 

• планирование рабочего дня шефа, ведение его делового календаря;

 

• организация совещаний и различных мероприятий;

 

• подготовка отчетов;

 

• составление и оформление различных деловых бумаг и документов;

 

• контроль за наличием в офисе в нужном объеме необходимых канцелярских принадлежностей и расходных материалов;

 

• приготовление и подача кофе/чая.

 

 

http://ru.fotolia.com/

При устройстве на работу следует еще в ходе собеседования уточнить круг своих обязанностей (если, конечно, работодатель по какой-то причине не указал их в тексте вакансии), а также выяснить, кому на рабочем месте вам придется подчиняться.

 

 

Невыполнение секретарем любой из предписанных ему обязанностей может повлечь за собой сбой в работе руководителя, а то и всего коллектива, а это значит, что филонить, занимая такую должность, не получится.

 

 

Да, работа ответственная, непростая, но, если вы всерьез подумываете о дальнейшем карьерном росте, то может стать для вас достойной стартовой позицией, поскольку вы имеете отличную возможность узнать изнутри бизнес-кухню, завести нужные знакомства. Впрочем, развиваться можно и горизонтально, посещая тренинги и курсы повышения квалификации, осваивая новые технологии и расширяя круг своих обязанностей.

 

 

Если же вы лишены амбиций и просто хотите хорошо выполнять свою работу, не предаваясь мечтам о покорении новых горизонтов и не претендуя на повышении статуса, — ваше право.

 

 

В любом случае мы надеемся, что в самое ближайшее время вы найдете работу себе по душе!