Новости
Секретарь, или Секретное оружие руководителя
Секретарь в зеркале требований руководителя
![]() |
|
http://ru.fotolia.com/ |
Начнем с того, что давно прошли те времена, когда от секретаря требовалось лишь умение варить вкусный кофе да быстро печатать на машинке (в наши дни — на компьютере). Современные специалисты (секретарь на ресепшен, секретарь-референт, помощник руководителяи т.д.) отвечают за куда более солидный круг поручений, а работодатели предпочитают видеть на этих позициях опытных кандидатов с высшим или неоконченным высшим образованием, прошедших обучение тонкостям секретарского ремесла на специализированных курсах.
Впрочем, соискатели без опыта тоже не останутся без работы — им будет предоставлена возможность пройти обучение в самой компании.
В числе требований, предъявляемых работодателями к претенденту на позицию секретаря, также
- приятная внешность (недаром говорят, что секретарь — лицо компании!);
- владение нормами делового этикета;
- грамотность и высокая скорость набора текста;
- навыки работы с оргтехникой;
- знание офисных компьютерных программ;
- владение основами делопроизводства и архивоведения.
Естественно, спрос на те или иные умения и навыки секретаря зависит от того, на какую позицию и в какой компании соискатель претендует. К примеру, если речь идет о вакансии личного помощника руководителя крупной компании, имеющей зарубежных партнеров, то в числе требований к претенденту — владение иностранным языком.
Что же касается личных качеств хорошего секретаря, то это:
- дисциплинированность;
![]() |
|
http://ru.fotolia.com/ |
- ответственность;
- коммуникабельность и доброжелательность;
- стрессоустойчивость;
- умение усмирить природное любопытство;
- отличная память и внимание к деталям;
- умение быстро реагировать на ситуацию, расставлять приоритеты
- и, конечно, лояльность к своему руководителю и к компании.
День хлопот, или Круг обязанностей секретаря
Говоря о секретарском функционале, стоит заметить, что он, опять же, зависит от должности, на которую претендует соискатель и от уровня компании-работодателя. В целом же, среди обязанностей секретаря:
- ответы на телефонные звонки;
- прием посетителей;
- планирование рабочего дня шефа, ведение его делового календаря;
- организация совещаний и различных мероприятий;
- подготовка отчетов;
- составление и оформление различных деловых бумаг и документов;
- контроль за наличием в офисе в нужном объеме необходимых канцелярских принадлежностей и расходных материалов;
- приготовление и подача кофе/чая.
![]() |
|
http://ru.fotolia.com/ |
При устройстве на работу следует еще в ходе собеседования уточнить круг своих обязанностей (если, конечно, работодатель по какой-то причине не указал их в тексте вакансии), а также выяснить, кому на рабочем месте вам придется подчиняться.
Невыполнение секретарем любой из предписанных ему обязанностей может повлечь за собой сбой в работе руководителя, а то и всего коллектива, а это значит, что филонить, занимая такую должность, не получится.
Да, работа ответственная, непростая, но, если вы всерьез подумываете о дальнейшем карьерном росте, то может стать для вас достойной стартовой позицией, поскольку вы имеете отличную возможность узнать изнутри бизнес-кухню, завести нужные знакомства. Впрочем, развиваться можно и горизонтально, посещая тренинги и курсы повышения квалификации, осваивая новые технологии и расширяя круг своих обязанностей.
Если же вы лишены амбиций и просто хотите хорошо выполнять свою работу, не предаваясь мечтам о покорении новых горизонтов и не претендуя на повышении статуса, — ваше право.
В любом случае мы надеемся, что в самое ближайшее время вы найдете работу себе по душе!